很多在马来西亚博特拉大学（UPM）就读的中国留学生，在申请国内留服认证、海牙认证、国内考公、求职或者继续申研时，都会遇到成绩单、在读证明办理、翻译以及公证认证的问题。博特拉大学作为马来西亚顶尖公立院校，文书办理有固定的校内申请渠道，很多同学因为不熟悉流程，出现材料不符合要求、翻译无效、认证被退回等情况。本文完整梳理 UPM 成绩单、在读证明的校内申请方式、翻译规范、公证与外事认证步骤，帮大家一次性办好全套学术材料。
一、先分清：在读生和毕业生，申请材料不一样
UPM 的在读证明（Student Verification Letter）和成绩单（Academic Transcript）分为在读版本和毕业版本，两个版本申请入口、材料、费用都有区别，不要填错表单。
在读生指学籍状态为 active，还没有完成答辩、未参加毕业典礼的学生；毕业生是已经完成学业、拿到学位的同学。在读生只能申请在读证明和在读阶段成绩单，无法申请毕业正式学位成绩单；毕业生可以申请完整版带校注册处盖章的正式成绩单、毕业证明信。
另外非常关键的前置条件：申请前必须结清校内所有欠费，包含图书馆罚款、宿舍费用、其他行政欠款，如果账户存在未结清账单，学校注册处会直接驳回你的申请，不受理成绩单和在读证明的核发，这也是很多留学生踩坑最多的地方.
二、UPM 成绩单、在读证明校内申请渠道（线上 + 线下）
线上渠道（优先推荐，适合不在马来西亚的学生）
本科生使用 ESMP 学生系统，研究生使用 SGSPortal 研究生系统，登录学号和密码后，找到 Academic Document 申请板块，下载官方申请表格，填写个人学号、护照号、学院、专业、申请文书类型、份数、用途、邮寄地址。 填好表格之后，在 UPM Payment Gateway 线上缴费，普通成绩单复印件费用约 10 马币每份，正式盖章成绩单、在读证明收费标准以注册处最新公告为准，缴费完成保存好回执，将申请表、缴费回执、护照首页扫描件发送到学术管理部门邮箱 academic_req@upm.edu.my马来亚博特...。学校审核周期一般是 3–7 个工作日，审核完成之后可以选择线下自取或者邮寄到指定地址。
线下柜台办理（在马来西亚本地同学）
线下办理地点位于 Putra 大楼一楼学术管理处（Division of Academic Governance），研究生柜台部分需要提前在 SGSPortal 预约号，不接受无预约直接排队。携带打印好的申请表、护照原件、缴费回执，现场核对信息。自取的好处是可以当场核对文书上的姓名、专业、入学时间、盖章位置，发现错误立刻修改，避免后续翻译公证之后才发现信息出错。
注意：系统自带的电子版简易成绩单，很多国内单位、留服是不认可的，只有带有 Registrar 注册处红色官方签章、负责人签名的纸质原件，才属于有效官方文件，简易电子版仅作临时参考，不能直接拿去公证认证.
三、翻译规范：哪些翻译有效，哪些会被认证驳回
UPM 出具的成绩单、在读证明本身是英文版本，部分国内机关、事业单位、落户审核，会额外要求配套中文翻译件。这里重点区分，不是随便找个人翻译就能用。
第一，学校本身不提供中文翻译，UPM 只出具马来文或者英文原版文书，翻译工作需要在校外完成。 第二，翻译选择两种合规方案：马来西亚本地持资质翻译机构，或者国内具备翻译资质的正规翻译公司，翻译件必须附带翻译机构公章、翻译人员声明、译者签字。个人自行翻译、淘宝无资质译文，在留服认证、领事公证环节会直接不予受理。 第三，翻译内容必须严格直译，课程名称、学分、绩点、学制、入学毕业时间，不可以自行删减、润色；翻译件上需要标注原文文件编号，原文和译文建议装订在一起。 如果后续只用于海外院校申请、海牙认证，多数情况只需要原版英文材料，不需要中文翻译，大家可以提前确认接收方要求，避免多花翻译费用。
四、马来西亚本地公证、外交部认证流程
UPM 官方学术文件属于马来西亚公立高校公文，文书认证顺序是：原件核验→公证（如需）→马来西亚外交部 Wisma Putra 认证。 马来西亚高校出具的带官方签章的成绩单、在读证明，属于政府类公文书，部分情况可以跳过普通公证所公证，直接递交外交部领事司做签章核验认证，核验学校印章和签名属实，这一步就是大家常说的马来西亚外事认证，办理地点在吉隆坡外交部 Wisma Putra，可本人或者授权代理人递交，一般当天或者次工作日可以取件.
如果接收机构明确要求先公证，就先交给马来西亚本地公证人（Notary Public）对原件进行公证，公证完成之后再送外交部认证。拿到外交部认证页之后，再根据用途选择下一步：海牙认证或者中国领事认证。马来西亚属于海牙公约成员国，用于海牙成员国使用，做完外交部认证即海牙认证；如果是回中国内地用于落户、入职、留服相关业务，部分场景还需要办理中国驻马来西亚使领馆的领事认证，材料顺序是原版 UPM 文书 + 翻译件 + 马外交部认证 + 使馆认证.
五、留服认证使用成绩单的额外注意事项
很多同学办理这套材料最终目的是留服认证。留服中心本身一般不需要提前做公证，直接上传学校官方成绩单、学位证、在读证明原版扫描件即可，留服会和学校后台直接核验。但国内部分人社局、国企、事业单位，除留服认证书之外，额外要求成绩单、在读证明配套公证认证文件。
提交材料之前，核对几个细节：英文成绩单上姓名必须和护照完全一致；课程等级、评分体系最好保留学校附带的 grading scale；不要私自修改绩点、课程记录，一旦核查发现篡改记录，会永久影响留服申请。同时建议大家多申请 2–3 份盖章原件，公证认证流程原件会被装订，多备原件方便后续不同单位提交。
六、高频踩坑总结，提升办理效率
第一，不要用临时电子版成绩单直接公证；第二，结清校内欠款再提交申请；第三，翻译件一定要有资质盖章，拒绝个人翻译；第四，区分海牙认证和领事认证，根据使用国家选择；第五，邮寄版本提前预留足够时间，国际快递容易延误，紧急业务优先线下自取。
整体来看，UPM 成绩单、在读证明的办理逻辑并不复杂，核心是拿到注册处有效盖章原件，再按照使用地区的要求匹配翻译和认证。提前确认接收方的材料清单，分清楚在读生和毕业生通道，就能避免反复补材料，顺利完成整套文书办理。
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